صور عبدالله بن محمد باعلوي
قام فريق عمل من دائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم بزيارة إلى المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة جنوب الشرقية بهدف تطبيق مشروعي نظام التصنيف الموضوعي للوثائق الخصوصية والمشتركة وتطبيق منظومة إدارة البريد المركزي حيث تكون الفريق كل من يحيى بن عمر الهنائي ومحمد بن خلفان التمتمي وقد التقى الفريق برئيس وموظفي قسم البريد والوثاق بالمديرية وتم مناقشة كافة الأعمال التي سيتم التطرق عليها خلال الزيارة والتي تستمر ثلاثة ايام إلى جانب المتابعة الميدانية لمختلف أقسام المديرية
هذا ويتم خلال الزيارة إلى شرح عملية التصنيف الموضوعي في نظام المراسلات الالكتروني وآلية إنشاء الملفات التكميلية (الفرعية) وفق التصنيفات الموضوعية الرئيسية المعتمدة لكل تقسيم إداري وطريقة حذف وتعديل الملفات التكميلية في نظام المراسلات الالكتروني وكيفية إغلاق المراسلة وإغلاق الملف وكيفية الرجوع إليه بعد تحويلة إلى الأرشيف الوسيط وطريقة فتح الملفات الورقية النظير للملفات الإلكترونية وكيفية فتح الحافظات المعتمدة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وكيفية تنظيم عملية تداول الوثائق الجارية بين التقسيمات الادارية بالمحافظة التعليمية والملاحظات حول الحقائب والطرود البريدية وأهمية تداول الوثائق الجارية منذ نشأتها بنظام المراسلات الالكتروني وعدم تكرار إرسالها ورقيا بالحقائب البريدية مع ضرورة تداول المراسلة ذات الموضوع الواحد برقم قيد واحد حتى في حالة إحالتها لأكثر من جهة منذ النشأة الأولى لحين يتحدد مصيرها النهائي.
كما تهدف الزيارة إلى التعرف على كيفية معالجة الاخطاء في عملية تسجيل البريد الصادر والوارد وشرح خاصية البحث للوثائق الجارية وكيفية العمل على اضافة رد خارجي لها واستخدام أيقونة خاصية (المراسلات الخارجية) أثناء مخاطبة الجهات الخارجية كالوزارات وغيرها من المؤسسات الحكومية الأخرى وتوحيد بيان التسليم بين قسم البريد بدائرة الوثائق واقسام البريد والوثائق بالمحافظات التعليمية التأكيد على أهمية قيام اقسام البريد والوثائق بالمحافظات التعليمية بمهام عملها من استلام وتسليم وفتح المراسلات لمختلف الدوائر والاقسام وتطبيق نفس المهام التي يقوم بها قسم البريد بدائرة الوثائق
